Þetta skjal er ætlað hjálparborði og tengiliðum ríkisaðila til aðstoðar notendum.


Efnisyfirlit

Mikilvægt að hafa í huga

  • Farðu alltaf vel yfir efnið áður en þú sendir tölvupóst. Copilot sendir ekki sjálfkrafa tölvupósta.
  • Ekki setja viðkvæmar upplýsingar í Copilot skipanir (prompts).
  • Sendandi ber alltaf ábyrgð á innihaldi tölvupóstsins. 

Hvað getur Copilot gert í Microsoft Outlook?

Microsoft Copilot í Outlook er ný viðbót sem nýtir gervigreind til að hjálpa starfsfólki að vinna hraðar, skýrar og með minni fyrirhöfn í tölvupósti. 

Markmiðið er einfalt: Minnka tíma í tölvupóstavinnu og auka gæði samskipta.

Hér fyrir neðan eru helstu hlutir sem Copilot getur gert í Outlook – og hvernig það getur nýst í daglegri vinnu.

1. Semja tölvupósta

        Copilot getur búið til drög að tölvupósti út frá stuttum leiðbeiningum frá þér.

        Dæmi:

  • „Svaraðu þessum pósti og staðfestu að við klárum þetta fyrir föstudag“
  • „Skrifaðu kurteislegt svar þar sem við biðjum um frest“

        Copilot skrifar textann, sem þú getur svo lagað áður en þú sendir.

        Ávinningur:

  • Sparar tíma
  • Hjálpar við að orða sig skýrt og faglega

     Gott þegar þú veist hvað þú vilt segja en ekki hvernig.


Ekki setja viðkvæmar eða persónurekjanlegar upplýsingar í Copilot fyrirspurnir.


2. Samantektir á löngum póstþráðum
        Copilot getur lesið langa tölvupóstkeðju og dregið saman það helsta.

        Dæmi:

  • Dregið saman helstu punkta.
  • Sýnt hvað var ákveðið.
  • Bent á næstu skref.

    Þetta er sérstaklega gagnlegt þegar þú ert cc-aður á marga pósta eða kemur seint inn í mál.

3. Hjálp við að bæta texta

        Þú getur beðið Copilot að:

  • Endurskrifa texta (styttri, faglegri, vinsamlegri).
  • Breyta tón (formlegur ↔ óformlegur).
  • Einfalda flókinn texta.

        Dæmi:

  • „Gerðu þetta styttra“.
  • „Gerðu þetta skýrara“.
  • „Settu þetta upp sem lista“.


Skoða texta alltaf vandlega áður en sent er. Copilot er öflug aðstoð, en getur gert villur.

 4. Draga út verkefni og næstu skref

        Í póstum þar sem margt er í gangi getur Copilot hjálpað með:

  • Lista yfir verkefni.
  • Hver á að gera hvað.
  • Næstu skref.

     Þetta er gagnlegt í verkefnastjórnun og eftir fundi.

5. Undirbúa svör fljótt

        Copilot getur greint póst sem þú fékkst og til dæmis:

  • Stungið upp á svari.
  • Bent á lykilatriði sem þarf að svara.
  • Sparað tíma í „hvernig byrja ég?"

6. Skilningur á samhengi

        Copilot vinnur með innihald úr:

  • Póstinum sjálfum.
  • Samhenginu í póstþræðinum.

     Þannig getur það gefið viðeigandi og markviss svör en það er samt alltaf mikilvægt að yfirfara áður en sent er.


Ábyrgð á innihaldi er alltaf hjá sendanda.


Hvenær nýtist Copilot best?

Copilot er sérstaklega gagnlegt þegar:

  • Þú þarft að vinna úr miklu magni fjölda tölvupósta.
  • Þú þarft að svara hratt.
  • Þú ert að vinna í verkefnum með mörgum aðilum.
  • Þú vilt bæta skýrleika og gæði samskipta.

Samantekt

Copilot í Outlook er í raun eins og „aðstoðarmaður“ sem:

  • Skrifar drög.
  • Dregur saman upplýsingar.
  • Hjálpar við að orða og skipuleggja.
  • Sparar tíma í daglegri póstvinnu.


Copilot er öflugt hjálpartæki, en alltaf þarf að yfirfara efnið áður en tölvupóstur er sendur. 

Nytsamlegar upplýsingar
Möguleikar í Copilot - Microsoft Learn