Atriði sem gott er að hafa í huga við umsýslu stofnana ríkisins (sameining, niðurlagning o.s.frv.)

Efnisyfirlit

• Tilgangur skjals
• Grunnþarfir fyrir skráningu á nýjum ríkisaðila
•  Sýnileiki á Ísland.is
• Samræmt skrifstofuumhverfi ríkisins
• Sameiningar ríkisaðila og skrifstofuumhverfi ríkisins
• Sviðsmyndir sameininga
• Nýr ríkisaðili stofnaður
• Undirbúningstími nýs ríkisaðila
  • Högun nýs ríkisaðila í skýjageira
• Uppgjör eldri ríkisaðila
  • Aðgerðir við niðurlagningu ríkisaðila
• Leyfamál skýjageira
• Viðauki 1:
  • Rekstraraðilar Microsoft 365 skýjageira (Tenant)
• Viðauki 2: 
  • Gátlisti fyrir ríkisaðila
• Viðauki 3:
  • Orða- og hugtakalisti

Tilgangur skjals

Þessu skjali er ætlað að benda á ýmis atriði sem gott er að hafa í huga þegar verið er að sýsla með stofnanir, skiptir þá einu hvort um er að ræða nýstofnun, sameiningar eða niðurlagningar. 

Aðal fókus skjalsins beinist að málum tengdum upplýsingatækni og þá sérlega þeim málum sem snúa að Microsoft 365, eða sameiginlegu skrifstofuumhverfi ríkisins.

Athugið að upplýsingar í skjalinu eru byggðar á reynslu við umsýslu stofnana og er alls ekki tæmandi listi yfir aðgerðir sem gætu verið nauðsynlegar við slíka vinnu. 

Grunnþarfir fyrir skráningu á nýjum ríkisaðila

Til þess að hægt sé að skrá ríkisaðila í tölvukerfi ríkisins þá þurfa eftirfarandi atriði að vera til staðar:

Aðrar upplýsingar sem gott er að hafa tilbúnar:

Sýnileiki á Ísland.is

Æskilegt er talið að ríkisaðili sé með framenda á Island.is sem inniheldur þær nauðsynlegu upplýsingar sem aðili þarf að koma á framfæri við viðskiptavini. 

Hægt er að sækja um samstarf við Stafrænt Ísland um innkomu á island.is

Sækja um samstarf við Ísland.is

Samræmt skrifstofuumhverfi ríkisins

Öllum A-hluta stofnunum ríkisins ber að vera þátttakendur í samræmdu skrifstofuumhverfi ríkisins - en það er samheiti yfir þjónustur sem í boði eru í Microsoft 365 umhverfinu. Er þetta krafa ríkisstjórnar og í krafti upprunalegs heildarsamnings við Microsoft frá árinu 2018 og endurnýjað 2021.

Hjá ríkinu eru 7 rekstraraðilar á Microsoft 365 umhverfi fyrir nokkur mismunandi svið ríkisaðila. Ríkisaðili leitar til viðeigandi rekstraraðila samkvæmt töflu í Viðauka 1.

Ekki er gert ráð fyrir því að ríkisaðilar gangi til samninga um sambærilega þjónustu hjá þjónustuaðilum á markaði. 

Innleiðing ríkisaðila í samræmt skrifstofuumhverfi ríkisins

Ríkisaðilum ber að leita til rekstraraðila um samstarf við innleiðingu á umhverfinu. Á þetta jafnt við um nýja ríkisaðila eða sameinaðra, hvort heldur sem er að þeir eru nú þegar í Microsoft 365 umhverfi eða ekki. 

Mikilvægt er að ríkisaðili geri sér grein fyrir eftirfarandi atriðum:

• Ríkisaðili ber ábyrgð á framkvæmd afleiddrar vinnu, annaðhvort í gegnum eigin tölvudeild eða annars þjónustuaðila. 
• Rekstraraðili og ríkisaðila eiga samtal um og skilgreina sameiginlega tímalínu og áfanga á framkvæmd og verkliðum.
  • Ríkisaðili verkstýrir verkefninu frá sinni hlið og ber ábyrgð á því að halda fyrirfram ákveðnum tímalínum og áföngum.
  • Aðilar ákveða í sameiningu hvort að þörf sé á samkeyrðri verkstýringu hjá rekstraraðila.
• Rekstaraðili viðeigandi skrifstofuumhverfis (skýjageira) aðstoðar þjónustuaðila stofnunar eftir þörfum við tæknilegar úrlausnir og tekur á móti fyrirspurnum tengdum innleiðingu. 
  • Rekstraraðili einblínir á málefni tengd því að koma ríkisaðila inn í skrifstofuumhverfið.

Sameiningar ríkisaðila og skrifstofuumhverfi ríkisins

Við sameiningar stofnana er nauðsynlegt að huga vel að því hvernig þær eiga að sameinast, en einnig að rekstraraðilum sé tilkynnt með nægum fyrirvara að sameining standi til. 

• Æskilegur fyrirvari tilkynningar – 3+ mánuðum fyrir áætlaða sameiningu
• Æskilegt tímabil sameininga – Forðist að skipuleggja sameiningu á, og nálægt, almennum frídögum og sumarleyfistíma.

Sveigjanleiki, virði og gæði (Kostnaður)

Sviðsmyndir sameininga

Það er misjafnt hvaða leiðir er hægt að fara og hve langan tíma hver leið tekur. Eru nokkrir punktar sem geta haft áhrif á umfang sameiningar.

Allir ríkisaðilar nú þegar í sama skýjageira hjá sama rekstraraðila í Cloud-Only

• Einfaldasta og fljótlegasta sviðsmyndin. 
• Oftast nægir hér að gera nafnabreytingar er snúa helst að sameiginlegum Orrakóða nýrrar stofnunar, hvort heldur sem er að alveg nýr orrakóði sé stofnaður eða einn orrakóði sameinaðra ríkisaðila sé notaður. 

Allir ríkisaðilar nú þegar í sama skýjageira hjá sama rekstraraðila, sumar í Cloud-Only

• Næst einfaldasta sviðsmyndin. 
• Oftast er þá valið að færa ríkisaðila sem er ekki í Cloud-Only inn í það form, því það er yfirlýst framtíðarform hjá Microsoft og rekstraraðilum.

Sumir ríkisaðilar nú þegar í skýjageira hjá sama rekstraraðila, sumar í Cloud-only

• Hér mætti hugsa sér að einn ríkisaðili sé utan skýjageira ríkisins. Er þá lag að sá aðili komin inn með sín gögn og notendur inn í skýjageira rekstraraðila. 
• Hér þyrfti svo einnig að skoða hvort að Cloud-Only leiðin sé fær á sama tíma, eða hvort að hún verði látin bíða betri tíma.

Ríkisaðilar utan skýjageira ríkisins eða hjá mismunandi rekstraraðilum

• Sambærileg og leiðin að ofan, þ.e. ríkisaðilar verða innleiddir í skýjageira og ákvörðun tekin um Sync eða Cloud-Only, fyrst um sinn. 

Nýr ríkisaðili stofnaður

Afar mikilvægt er að vera viss um að allar upplýsingar um nýja stofnun séu eins réttar og hægt er að hafa þær, þar sem breytingar eftir á geta reynst tímafrekar og kostnaðarsamar.

Ef ætlunin er að stofna nýjan ríkisaðila, þá þarf að tryggja að útlistuðum grunnþörfum ofar í skjali sé uppfyllt. 

Fyrir utan þessar grunnþarfir ætti að huga að eftirfarandi punktum. Athugið að listinn er ekki tæmandi.

• Er stofnun komin með húsnæði?
• Stendur til að sameina eða færa starfsmenn á milli ríkisaðila?
  • Tryggið að listi af starfsmönnum sé tilbúinn tímalega.
• Er stofnunin komin með lén (fyrir vefsíðu, tölvupóst osfrv.)
• Er búið að hafa samband við viðeigandi rekstraraðila skýjageira ríkisins?
• Er búið að huga að samtali og/eða samningagerð við eftirfarandi þjónustuaðila:
  • Þjónustuaðili tölvumála
  • Símafyrirtæki (símanúmer, nettenging)
  • Birgja tölvumála (netbúnaður, tölvur, skjáir, prentar o.s.frv.)
  • Öryggismál (vöktun, aðgangskerfi o.s.frv. 
  • Island.is (vefur ríkisaðila)

Undirbúningstími nýs ríkisaðila

Högun nýs ríkisaðila í skýjageira

Þegar nýir ríkisaðilar eiga að fara inn í skýjageira ríkisins er mælt með að þær fari inn sem Cloud-Only stofnun ef rekstraraðili getur boðið upp á það, enda er sú leið sú sem Microsoft mælir með til framtíðar. 

Uppgjör eldri ríkisaðila

Þegar eldri ríkisaðila er lagður niður ber að tilkynna það til birgja og gera upp útistandandi skuldir. 

Þegar kemur að skýjageirum ríkisins skal sérstaklega hafa samband við Umbru vegna uppgjör á leyfismálum ríkisaðila.

Aðgerðir við niðurlagningu ríkisaðila

Þegar ríkisaðili er lagður niður þarf að huga að ýmsu áður en kennitala viðkomandi aðila verður lokuð. 

Viðkomandi ríkisaðili ber alla ábyrgð á því að gera upp og biðja um og framkvæma viðeigandi breytingar.

• Er ríkisaðili með rekstur í Azure eða AWS skýjaumhverfi?
  • Ef svo er, þarf að færa hann yfir til annars aðila eða leggja niður umhverfið?
    Hér er mikilvægt að eiga samskipti við Umbru til að breyta greiðanda áskriftar.
• Er búið að tilkynna breytingu og gera upp við birgja?
  Hugsanlegir birgjar:
  • Fjársýslan
  • Rekstraraðilar skýjageira
  • Símafyrirtæki
  • Þjónustuaðilar

Leyfamál skýjageira

Ríkisaðili í skýjageira ríkisins ber að telja fram og kaupa notendaleyfi hjá Umbru, óháð rekstraraðila skýjageira. Leyfin eru keypt til 1 árs í senn, fram í tímann, en rukkuð mánaðarlega. 

Einnig er mögulegt að ríkisaðili sé með aðrar þjónustur sem greiddar eru til Umbru, líkt og Azure, og þarf því einnig að gera þær upp áður en kennitala er lokuð.

Nokkrar sviðsmyndir þarf að hafa í huga.

• Ríkisaðili lagður að fullu niður 
  Hér er um heildaruppgjör að ræða þar sem ríkisaðili gerir upp leyfiskostnað og annað slíkt við Umbru, bæði útgefnir     reikningar og framtíðar reikningar þar til leyfisár rennur út. 
  Rekstraraðili skýjageira aðstoðar við niðurlagningu á umhverfi ríkisaðila.
• Ríkisaðilar sameinaðir
  Sambærilegt og að ofan, fyrir utan að hér eru starfsmenn eldri ríkisaðila fluttir yfir til nýrri. Ef báðir ríkisaðilar eru í sama skýjageira, þá er hægt að flytja notendaleyfi á milli aðila og því ekki þörf á heildaruppgjöri, heldur einungis uppgjör á útgefnum reikningum. Nýr ríkisaðili getur tekið yfir skuldbindingar eldri aðila á leyfum og Azure umhverfi.

Ef ríkisaðilar eru í sitthvorum skýjageiranum þarf að gera upp annan ríkisaðilann líkt og um fulla niðurlagningu sé að ræða.

Viðauki 1:

Rekstraraðilar Microsoft 365 skýjageira (Tenant)

Viðauki 2: 

Gátlisti fyrir ríkisaðila

Viðauki 3:

Orða- og hugtakalisti

Útgáfur skjals: